Een nieuwe werknemer moet u informatie over de loonbelasting en de werkgeversbijdragen verstrekken nadat hij bij u in dienst is getreden. Net als een pensioengerechtigde moet hij dit doen vóór de eerste loonstrook.
Hiervoor gebruikt de werknemer de door de Belastingdienst/Caribisch Nederland voorgeschreven "Model loonbelastingverklaring". De loonbelastingverklaring moet worden gedateerd en ondertekend. Ook moet een nieuwe werknemer in de loonbelastingverklaring aangeven of hij de belastingvrije som en ouderentoeslag wil laten toepassen. Bij elke wijziging moet de werknemer een nieuwe verklaring invullen.
U moet de loonbelastingverklaring ten minste zeven volle kalenderjaren na het einde van het dienstverband bewaren bij de loonadministratie. Deze termijn geldt ook voor verklaringen die zijn vervangen door een nieuwe.